NSOP

建議書的撰寫是一種階段性的任務，本篇主要就建議書非標準作業程序(Non-Standard Operation Procedure，簡稱NSOP)與讀者分享，因為是這5年來寫過十多本建議書與難以計數文件的經驗，提出小小淺見，原本就沒有什麼標準可言，不論是否要做蛋糕或其他任務，希望對讀者能有些許幫助。
1.Kick off
Kick off在足球場上就是開球，在職場上常用Kick off meeting來做為某項工作開始的會議。參與工作的動物都要參加，必須確定每一隻動物都清楚其任務與產品標準。
2.決定產品大小與內容方向
建議書的格式與大綱在RFP裏都有規定，通常建議書只有規範章節的大綱，在這裏必須分配好每一章節第1、2或3層的標題、內容方向與每個章節的頁數，乃至於如何分冊，零零總總，礙於篇幅，有機會再以實例開課介紹。
3.標準
既然是寫建議書，最基本的要求就是會使用Word。暫且不論是否言之有物，至少排版要整整齊齊的，使用Word設定建議書樣本，同仁均須依照樣本格式撰寫，必要時，阿牛可以開課分享「一隻掃把闖江湖」的絕招。
4.分工
(1)團隊工作很多事情講求的是平均分配，特別是這種短暫的任務。如何條列工作項目、分配與協調工作內容，這是需要智慧與經驗的。總之，應避免工作落在一兩隻動物的身上。
(2)建議書的撰寫是最明顯可以表現出分層負責的工作關係。PM做最後的把關，隨著建議書頁數決定要多少動物參與，總是每一章節依序彙整完，才能併成一本。
(3)為了有效率的工作，強烈建議在每一章節的產出都必須符合樣本格式。最後合併的同仁，只要Copy & Paste跟注意項目符號的順序即可，才不會造成合併也要花很多時間，而瓶頸會在合併的同仁身上，往往一堆動物在等那個彙整或合併的結果。通常建議書從領標到交件的時間是有限的(專案進行也是如此)，造成任何瓶頸就是分工有問題，也代表團隊運作效率不彰。
(4)所有的任務都一樣，找合適的動物參與是很重要的。如果沒得挑選，那分工更為重要，這也需要PM的智慧。總不能每回都象徵性的分一下工作，到最後還是某幾隻動物在寫。
(5)團隊工作是要相互幫忙，以結果論來看，若出現某隻動物無法勝任，再把工作轉給其他動物，這樣是很折損團隊戰力，也明白顯示一開始工作的分配有很大的問題。
5.默契
合作默契除了需要時間培養的，也要用對方法訓練。

【補充說明】
「孫子兵法與專案管理」裏已有說明專案是否成功的度量指標。
管理者在分工流於形式或者工作責任歸屬不明的情況，只會增加同仁彼此之間的困擾。
為避免Kick off meeting時間過長，有些事情可以事先準備，如建議書的樣本。

很多工作難以明確判斷屬於那一個角色，每一個管理者都有其分工的原則，絕對公平是不可能的，至少要相對公平；對於無法達成目標的動物，採取某些處理措施是必須的，若放任或包庇，劣幣逐良幣的情況就難以避免。

建議書只不過是專案進行的一小步，卻代表專案執行過程的一大表徵。

當有機會從事管理工作時，要避免重蹈覆轍外，更別忘了理想與抱負，進階成為領導者。
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(不論怎麼管，沒有制度或針對制度沒有執行力，一切都是空談)